In der Praxis bedeutet Investitionssicherheit bei ERP-Lösungen daher, die notwendige Unterstützung der Geschäftsprozesse mit angemessenem Aufwand sicher zu stellen. Diesbzgl. bestehen relevante Risiken, die sich auf vielfältige Ursachen wie z.B. auf fehlende Funktionalität zur Unterstützung der Geschäftsprozesse, mangelnde Flexibilität der Software, fehlerhafte Schnittstellen, schlechte Benutzerführung oder eine mangelnde Dokumentation der Software, zurückführen lassen. Manche dieser Defizite lassen sich zwar beheben, allerdings erfahrungsgemäß nur um den Preis deutlich steigender Aufwände.


Ein Blick auf die Nutzenpotenziale, die aus Sicht der Anwender im Kontext des ERP-Einsatzes die größte Rolle spielen, zeigt den vielfach qualitativen Charakter des ERP-Nutzens. Klassische Bewertungsansätze, z.B. die Berechnung des Return on Investment (RoI), versagen bei ERP-Installationen regelmäßig, da sich ein großer Teil des Nutzens von ERP-Lösungen einer belastbaren monetären Bewertung entzieht. Relativ einfach zu quantifizierende Rationalisierungspotenziale sind in einem reifen ERP-Anwendermarkt, mit einem ERP-Verbreitungsgrad von über 90% der Unternehmen und langjährigem ERP-Einsatz, vielfach bereits gehoben. Insofern ist ein wesentlicher Nutzen von Ersatz- aber auch Erweiterungsinvestitionen im ERP-Umfeld eher der Erhalt des erreichten Rationalisierungsniveaus als z.B. eine signifikante Effizienzsteigerung.


Bei der Bewertung des ERP-Einsatzes lassen sich die relevanten Aufwandskategorien relativ klar fassen und zum größten Teil auch konkret messen. Es handelt sich z.B. um Anschaffungskosten für Software, Hardware und Dienstleistungen zur Software-Einführung,  interne Personalaufwand für Implementierung, Schulung, Nutzung und Administration sowie laufende bzw. regelmäßige Kosten für Wartung, Support und Modernisierung der Software.


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Die Nutzenaspekte des ERP-Einsatzes können dagegen nur selten so eindeutig gemessen oder bewertet werden. Sie lassen sich vor allem durch den Beitrag umschreiben, den eine ERP-Lösung zur besseren Beherrschung der Geschäftsprozesse von Unternehmen leistet. Demnach können die die Prozesse durch den ERP-Einsatz schneller, einfacher, flexibler und transparenter werden. Bei größeren Unternehmen spielt diesbzgl. auch die Beherrschung bzw. Reduzierung von Komplexität, die Standardisierung von Prozessen sowie die Vernetzung und Synchronisation standort- und länderübergreifender Prozesse eine besondere Rolle.


ERP-Lösungen kommt im Rahmen der betrieblichen Software-Landschaft eine Zentrale Rolle zu: Sie dienen als „Single Source of Truth“ für die zentralen Stamm- und Bewegungsdaten entlang der Wertschöpfungskette (z.B. Material-, Artikel- und Kundenstamm). Gleichzeitig fungieren ERP-Systeme als „Taktgeber“ für nahezu alle Aktivitäten im Rahmen der inner- und überbetrieblichen Auftragsabwicklung. Ihr Einsatz dient dazu, die Effizienz und Transparenz der Aufgaben und Abläufe im Finanzwesen ebenso wie wesentlicher Bereiche der Auftragsabwicklung (Vertrieb, Waren-/Materialwirtschaft, Produktionsplanung und –steuerung und Projektmanagement) zu steigern.

ERP-Software gehört aufgrund ihrer Charakteristik zu den anspruchsvollsten Applikationen der Business Software-Landschaft und ERP-Projekte – egal ob es um eine Ablösung, den Ausbau oder die Einsatzoptimierung im laufenden Betrieb geht – gehören zu den größten Herausforderungen für ein Unternehmen: Sie sind meist mit erheblichen Risiken, hohen Kosten und Aufwänden sowie einer hohen Komplexität behaftet.

Wie bei allen betrieblichen Infrastrukturen muss auch bei einer ERP-Lösung das Verhältnis von Nutzen und Aufwand stimmen.

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