Guided Tour

guided-tours-logo-2016-200ECM / Dokumentenmanagement

Aufgabenstellung

Dokumentenmanagementsysteme (DMS) dienen der Lebenszyklusverwaltung von Dokumenten. Zu den wichtigen Abschnitten des Lebenszyklus zählen: die Erfassung, die Speicherung, das Hinzufügen von Attributen (Indexierung), die systematische Ablage, die gezielte Suche, die Bildschirmanzeige und das gesetzeskonforme Löschen oder Archivieren der unterschiedlichen Dokumente. Das DMS-Marktangebot ist vielfältig, da die Entwicklung von verschiedenen branchenspezifischen und technischen Schwerpunkten weiterhin stetig voranschreitet. Dies wiederum führt zu einem schwer überschaubaren Markt, auf dem sich die Vielzahl der Systemanbieter nur schwer hinsichtlich angebotenen funktionellen Leistungsmerkmalen, anfallenden Kosten und weiteren Aspekten (z.B. Branchen-Know-how, Stabilität, Zukunftsfähigkeit, Reaktionsfähigkeit) vergleichen lassen.

Neben herkömmlichen Funktionen wie dem integrierten Workflowmanagement, sind auch differenzierende Funktionen für DMS zu erwerben. Diese beinhalten unter anderem die Volltextsuche in Bilddokumenten oder die Schnittstellenverwaltung über einen Schnittstellenkonfigurator. Unterschieden werden muss zudem zwischen Stand-Alone-Lösungen und Systemen, welche sich in vorhandene Systemwelten integrieren lassen oder sich durch weitere Module um zusätzliche Funktionen erweitern lassen.

Während der Systempräsentation werden die Anbieter auf zwei bis drei der folgenden Punkte eingehen:

  • Anlegen einer Ordner- und Aktenstruktur, der Dokumente darin und ihrer Indexdaten
  • Mehrfachnutzung, Dokumentenschutz und GoBD-Konformität
  • Volltextindizierung und Volltextsuche
  • Eingabe, Veränderung und Extraktion von Metadaten
  • Workflow anlegen und durchlaufen, Erinnerungsfunktionen

 

Teilnehmende Software-Anbieter