Aufträge erfassen, Rechnungen schreiben, Verfügbarkeit von Mitarbeitern und Materialien planen – es gibt viele Aufgaben im Handwerk, die sich mit Software einfacher, schneller und besser erledigen lassen. In nahezu allen Gewerken lässt sich so die Wettbewerbsfähigkeit steigern. Doch welche Unternehmens-Software (neudeutsch: ERP-Software) ist die richtige für Ihren Betrieb?

Das Handwerk ist vielfältig und lebt von der Einzigartigkeit seiner Produkte und Dienstleistungen. Viele Schreiner, Maler, Installateure und andere Fachbetriebe halten prinzipiell nicht viel von Enterprise Resource Planning (ERP), das auf einer standardisierten Planung von Abläufen beruht, um sie automatisierbar und damit wirtschaftlicher zu machen. So mancher Betrieb beschränkt sich deshalb auf das Schreiben von Rechnungen mit der Textverarbeitung, das Verwalten der Aufträge in einer Tabellenkalkulation. Die wertvollen Fachkräfte in der Werkstatt und auf der Baustelle hingegen arbeiten oft noch zeitraubend mit Papier und Bleistift. Und selbst dort, wo bereits eine fachspezifische Lösung für das jeweilige Gewerk zum Einsatz kommt, fehlt es oft an der Integration mit der Büro-Software. Die Folge: Daten werden mehrfach eingegeben, was den Aufwand erhöht und Fehlerquellen schafft. Effiziente Abläufe sehen anders aus. Dabei wären diese gerade angesichts des zunehmenden internationalen Wettbewerbs am deutschen Markt entscheidend, um die Zukunftsfähigkeit der Betriebe zu sichern. Hinzu kommt, dass seit Beginn des Jahres 2015 neue Vorschriften für die elektronische Buchhaltung gelten, die mit einem Sammelsurium aus mehr oder weniger schlecht integrierten Einzelprogrammen kaum einzuhalten sind. Diese „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) sind ein Grund mehr, sich mit den Möglichkeiten der Softwareunterstützung für Handwerksbetriebe zu beschäftigen.

Abschied vom Ideal

Grundsätzlich gilt für Entscheider in Handwerksbetrieben wie in allen anderen Unternehmen: Die ideale Software, die alle möglichen Eventualitäten der täglichen Praxis abdeckt, dazu schnell zu installieren und leicht bedienbar ist und auch noch fast nichts kostet, gibt es nicht. Das mag selbstverständlich erscheinen – doch die Praxis zeigt, dass Unternehmen häufig sehr viel Zeit und Geld auf der Suche nach einer derartigen Ideallösung verschwenden. Der beste und sicherste Weg, diesen Fehler zu vermeiden, besteht in einer systematischen Vorgehensweise bei Auswahl und Einführung der Softwarelösung, die sich konsequent am nachhaltigen wirtschaftlichen Nutzen der Lösung orientiert. Dabei zeigt sich in der Regel zweierlei sehr schnell: Mehr Leistungsumfang bedeutet nicht unbedingt mehr Nutzen. Und die billigste Lösung ist längst nicht immer die wirtschaftlichste.

Kenne dich selbst

Um zu entscheiden, was man braucht und was nicht, ist vor allem eine Untersuchung der eigenen Abläufe wichtig. Worauf es dabei ankommt, zeigt das folgende Beispiel: Ein Fleischereibetrieb mit 70 Mitarbeitern suchte eine Unternehmenssoftware für 25 Arbeitsplätze in Finanzen/Kaufmännischer Bereich, Warenwirtschaft und Verkauf. Mit dem Anbieter einer weitverbreiteten Software war man sich relativ schnell einig: Für rund 75.000 Euro sollte der vertraglich grob umrissene Leistungsumfang implementiert werden. Sicherheit schaffte eine Klausel, wonach ein relevanter Teil des Preises erst bei Abnahme fällig wird. Der Anbieter ging engagiert zu Werke und lieferte zügig. Auch die Tests – soweit sie in der Woche, die für die Abnahme vereinbart wurde, durchgeführt werden konnten – verliefen erfolgreich. Die Arbeit mit der neuen Software wurde aufgenommen.

Die böse Überraschung folgte bei der Erstellung des Jahresabschlusses: Einige Warenkonten wiesen sehr hohe Bestände auf, während bei anderen der Bestand dramatisch im Minus lag. Die Ursache wurde erst mit Hilfe eines Experten gefunden: In dem Zerlegebetrieb wurden beispielweise Rinder im Wareneingang in den Bestand gebucht. Nach der Zerlegung wurde das Rinderfilet, der Bug oder die Ochsenzunge als Produkt verkauft und aus dem jeweiligen Warenbestand ausgebucht. Die ERP-Software konnte keine Verbindung zwischen dem eingehenden Rohstoff und den ausgehenden Waren herstellen. Ihre Logik basiert auf einer Montagestückliste, die eher auf den z.B. im Schlossereibereich üblichen Zusammenbau von Produkten ausgerichtet war als auf die Zerlegung eines Rohstoffs in mehrere unterschiedliche Produkte wie sie im Fleischereigewerbe der Normalfall ist. Die Folge: Die Warenwirtschaft der Software war nicht einsetzbar. Die Finanzbuchungen seit der Einführung mussten manuell korrigiert werden, um den Jahresabschluss korrekt zu bewerkstelligen. Das Angebot des Software-Anbieters, die Software für weitere 75.000 Euro individuell anzupassen, wurde abgelehnt. Der Inhaber verbucht die Investitionen unter „Lehrgeld“ und sucht nun nach einer auf die Fleischereibranche spezialisierten Lösung.

Lessons Learned

  • Bei der Anforderungsdefinition für Unternehmenssoftware (ERP) müssen die Besonderheiten eines Unternehmens berücksichtigt werden. Oft sind diese branchentypisch, insbesondere wenn die Warenwirtschaft und Auftragsabwicklung durch die Software abgebildet werden soll. Die Aufstellung der Anforderungen im Vorfeld  schützt den Anwender vor Fehlentscheidungen und auch den Software-Anbieter vor leichtfertigen Angeboten. Um hier auf effiziente Art und Weise Klarheit für beide Seiten zu schaffen, bietet sich die Verwendung von Lastenheftvorlagen an, in denen die benötigten Standards nur ausgewählt und etwaige individuelle Anforderungen ergänzt werden.
  • Es gibt zwar meist die Möglichkeit, die Software durch Anpassungsprogrammierung (Customizing) besser auf die eigenen Bedürfnisse zuzuschneiden. Das ist aber in der Regel sehr teuer – insbesondere dann, wenn Standard-Software entgegen des eigentlichen Einsatzgebietes angepasst werden muss.
  • Abnahmeklauseln im Vertrag helfen – aber nur, wenn die erforderlichen Tests für eine Abnahme auch gemacht werden (können).

Was die Software können muss

Die Anforderungen, die sich aus den Unternehmensabläufen ergeben, werden im Lastenheft dokumentiert. Damit verfügen Anwenderunternehmen und ihre potenziellen Lieferanten über eine gemeinsame Basis zum Erstellen und Bewerten von Lösungsangeboten. Wichtig beim Verfassen des Lastenhefts ist die Beteiligung der Mitarbeiter in den unterschiedlichen Fachbereichen. Denn nur sie wissen, wie die Vorgänge tatsächlich laufen – abseits von Plänen und Arbeitsanweisungen. Ebenso wichtig sind die technologischen Rahmenbedingungen: Wo im Unternehmen werden welche anderen Programme benutzt? Welche Schnittstellen sind nötig, um andere Systeme, wie etwa die Waagen in der Fleischerei anzubinden? Welche Server- und Netzwerk-Komponenten sind vorhanden? Welche mobilen Endgeräte sollen eingebunden werden? Neben dem Ist-Zustand müssen auch die Ziele des Projekts erfasst werden: Die Vorgaben für Qualität und Quantität der Ergebnisse  müssen ebenso bekannt sein wie die Erwartungen hinsichtlich möglicher Kostensenkungen und kürzerer Durchlaufzeiten. Um sicher zu gehen, dass nichts übersehen oder missverständlich formuliert wird, bietet sich dabei der Einsatz von Lastenheftvorlagen an.

Welche Lösungen infrage kommen

Die Zahl der ERP-Lösungen am deutschen Markt ist hoch: 480  ERP-Lösungen von weit über 300 verschiedenen Hersteller listet alleine der aktuelle ERP-Marktspiegel von Trovarit. Welche davon auch für den Einsatz im Handwerk in Frage kommen ist jedoch nicht immer ohne weiteres zu erkennen. So stehen Handwerksunternehmen häufig vor der Frage, wie sie ihre Prozesse am besten unterstützen können: Mit einer ERP-Lösung, die hohe Effizienzsteigerungen durch Standardisierung möglichst vieler Abläufe verspricht? Oder mit einer Gewerke-spezifischen Handwerkslösung bei der insbesondere die Unterstützung der Auftragsabwicklung stärker an die operativen Abläufe angepasst ist – etwa bei der Erfassung von Aufmaßen. Nicht selten liefert eine Kombination aus beidem das beste Ergebnis. Generell bieten sich drei unterschiedliche Varianten an:

  1. Komplette Branchenlösung von einem Branchenspezialisten.
  2. Branchenlösung auf der Basis einer branchenunabhängigen Standard-Software, die Unterstützung für allgemeine Aufgaben wie die Finanzbuchhaltung, den Vertrieb etc. bereits beinhaltet.
  3. Paket aus allgemeiner Finanzlösung und spezialisierter Handwerkssoftware für die Auftragsabwicklung mit Vertrieb, Warenwirtschaft sowie Produktion.

Die Prüfung, welche Lösung die gestellten Anforderungen allein oder im Verbund mit einer anderen Software am besten erfüllt, erfordert allerdings einigen Aufwand, der nur bei einer überschaubaren Anzahl von Angeboten zu bewältigen ist. Für die Vorauswahl empfehlen sich Fachmessen und –veranstaltungen, wie sie beispielsweise manche Handwerkskammern anbieten. Eine Alternative, die das Reisebudget schont, sind Online-Auswahltools wie der IT-Matchmaker.

Kosten realistisch einschätzen

Kosten und Aufwand für die Anschaffung einer ERP-Software bewegen sich in einer sehr großen Bandbreite: Das reicht von weniger als 100 Euro bis zu mehr als 3.000 EURO je Software-Arbeitsplatz. Ausschlaggebend für das Preisniveau ist nicht zuletzt der Leistungsumfang der Software-Pakete. Am einen Ende der Skala stehen ganz schlanke Lösungen für die Finanzbuchhaltung und die kaufmännische Auftragsabwicklung. Am anderen Ende rangieren Lösungen mit umfassender Unterstützung der operativen Auftragsabwicklung inklusive Verkauf, Warenwirtschaft und gegebenenfalls Produktion. Damit das Softwareprojekt nicht zum finanziellen Abenteuer wird, ist eine verlässliche Kostenkalkulation durch den Anbieter im Rahmen des Angebots erforderlich. Die Grundlage dafür bildet das Lastenheft. Hier finden die Anbieter im Idealfall alle Angaben um die Anzahl der Lizenzen sowie sämtliche Personalaufwände für die Einführung einzuschätzen. Wichtig: Sofern Anpassungen der Software nötig sind, müssen diese im Vertrag genau beschrieben werden, da sie die Basis für die Kalkulation des Programmier- und Beratungsaufwands durch den Anbieter bilden.