In der Praxis bedeutet Investitionssicherheit bei ERP-Lösungen daher, die notwendige Unterstützung der Geschäftsprozesse mit angemessenem Aufwand sicher zu stellen. Diesbzgl. bestehen relevante Risiken, die sich auf vielfältige Ursachen wie z.B. auf fehlende Funktionalität zur Unterstützung der Geschäftsprozesse, mangelnde Flexibilität der Software, fehlerhafte Schnittstellen, schlechte Benutzerführung oder eine mangelnde Dokumentation der Software, zurückführen lassen. Manche dieser Defizite lassen sich zwar beheben, allerdings erfahrungsgemäß nur um den Preis deutlich steigender Aufwände.

Angesichts ihrer Komplexität bergen ERP-Projekten als solche ebenfalls eine Vielzahl von Termin- und Kostenrisiken. Ursachen hierfür sind u.a. unklare Anforderungen, mangelnde Abstimmung unter den Beteiligten, mangelnde Kapazität im Projektteam, fehlende oder unrealistische Planungen etc. Und schließlich offenbaren sich im ERP-Betrieb weitere Risiken, die die Wirtschaftlichkeit einer ERP-Investition im Laufe der Zeit zunehmend beeinträchtigen können. Hierzu zählen unerwartete Aufwände bei Release-Wechseln aber auch eine zunehmende „Entkopplung“ der einmal installierten ERP-Lösung von den – sich ändernden – Geschäftsprozessen.

Insofern lassen sich einige Ansatzpunkte zur Absicherung der Wirtschaftlichkeit von ERP-Investitionen aufzeigen:

  • Die Auswahl einer passenden Software und des passenden Software-Anbieters – Die grundlegenden Weichen für den wirtschaftlichen Betrieb der Business Software werden bereits in der Auswahlphase gestellt, denn die Festlegung auf ein Produkt bestimmt die Möglichkeiten zur Unterstützung der Geschäftsprozesse sowie das Niveau der Anschaffungs- und Folgekosten für Wartung und spätere Anpassungen. Die Auswahlentscheidung erstreckt sich darüber hinaus in gleicher Weise auch auf den Dienstleister, mit dem der Anwender in der Regel eine sehr langfristige Partnerschaft eingeht. Mit der Festlegung auf einen Lieferanten werden die verfügbaren Beratungs-, Implementierungs- bzw. Support-Kompetenzen und Ressourcen sowie letztlich die Service-Qualität definiert.
  • Die richtige Implementierung der ERP-Lösung – Dabei hat die Einrichtung und Planung des Projektes hat grundlegenden Einfluss auf dessen gesamten Verlauf: Vom Projektorganigramm mit kla­ren Rollen und Verantwortlichkeiten bei An­bieter und Anwender über den Projektstruk­turplan und den Projektterminplan bis hin zur Budgetplanung, von klaren Regeln für bestimmte Abläufe (z.B. Change Requests), über die Kommunikation und Dokumen­tation im Projekt, bis hin zur Maßnahmen­verfolgung und Fortschrittsmessung – letzt­lich geht es in allem darum, eine klare und funktionierende Struktur zu schaffen, die es erlaubt, konstruktiv zu arbeiten, entschei­dungsfähig zu bleiben und das Projekt effi­zient zu steuern.
  • Der nachhaltige Betrieb der ERP-Lösung – Schließlich gilt es, während des laufenden Betriebs, die Geschäftsprozesse und ihre Unterstützung durch Software-Infrastruktur regelmäßig zu überprüfen. Eine solche Bestandsaufnahme in Form einer umfassenden Einsatzanalyse der Business Software-Landschaft sollte angesichts der heutigen Dynamik in Unternehmen spätestens alle drei Jahre erfolgen, wenn nicht besondere Ereignisse eine derartige Analyse früher erforderlich machen. Neue Impulse für Optimierungen kann neben Verbesserungsvorschlägen der Mitar­beiter nicht zuletzt auch ein Gespräch mit dem betreuenden Software-Anbieter liefern, der letztlich das Potenzial seines Lösungsange­botes am besten kennt: unter Umständen wurden sogar lösungsseitige Innovationen bereits über Updates bereitgestellt, bisher aber nicht eingesetzt.

Wirft man aber einen kritischen Blick auf die Realität in den heutigen ERP-Einführungsprojek­ten, stellt sich oft heraus, dass die verfügbaren Methoden und Werkzeuge nicht durchgängig und konsequent genutzt werden. Dabei gilt es für das Anwenderunternehmen im eigenen Interesse, die Zügel in der Hand zu halten und sich bei der Auswahl, Einführung sowie beim ERP-Betrieb immer daran zu orientieren, den angestrebten Nutzen der ERP-Infrastruktur zu erzielen und zu erhalten.

Dem Lasten- bzw. Pflichtenheft kommt bei der nutzenorientierten Steuerung von ERP-Investitionen eine ganz zentrale Rolle zu: Im Lastenheft werden alle Anforderungen aus den Geschäftsprozessen definiert um auf dieser Grundlage eine geeignete ERP-Lösung auszuwählen. Mit dem präferierten ERP-Lieferanten wird das Lastenheft im Zuge der Vertragsgestaltung in ein Pflichtenheft überführt, das als Leistungsbeschreibung den inhaltlichen Kern des Lizenz- und Implementierungsvertrags darstellt. Das Pflichtenheft dient damit wiederum als Grundlage für die inhaltliche Projektsteuerung, indem es als Prüfungsgrundlage im Zuge der Abnahme dient.