IT-Systeme werden, je länger sie am Markt sind, zusehends reicher an Standard-Funktionalitäten. Das gilt auch für integrierte ERP-Systeme. Die Vorteile, die sich aus dem Einsatz eines integrierten Systems ergeben, sind hinlänglich bekannt. An erster Stelle wird meist die unternehmenseinheitliche Datenbasis für Stamm- und Bewegungsdaten gennannt, die z.B. niedrige Fehlerquoten durch Mehrfachnutzung von Informationen sowie eine hohe Aktualität und Integrität der Daten. Auch können durch eine einheitliche IT-Struktur im Unternehmen Kosten minimiert werden (Administration, Lizenzsynerigen etc.).

Aber es gibt auch Nachteile:

bei der Entwicklungsplanung von ERP-Systemen bleiben Spezialanwendungen häufig „auf der Strecke“: Dies erklärt sich durch den meist sehr breiten Funktionsumfang, der sich über viele Teilbereiche eines Unternehmens auffächert. Im konkreten Bedarfsfall müssen diese nachprogrammiert werden. Das ist ressourcenintensiv und nicht nachhaltig, denkt man an Software-Updates. Dafür zahlen die Anwenderunternehmen unter anderem die von Vielen als unangemessen hoch empfundenen Wartungspauschalen.

Daher stellt sich in vielen Anwenderunternehmen die Frage, ob es nicht doch besser sei, eine reine Finance-Lösung mit einem ERP-System zu koppeln und so den Nutzen eines Spezialsystems zu genießen, anstatt einen Generalisten zu bemühen, der im Finanz-Bereich weniger versiert scheint.

ERP Lösung oder Spezialsystem für Finance/Controlling

Um sich dieser Frage zu nähern, lohnt ein genauer Blick auf die unterschiedlichen Typen von Finanz- und Controlling-Lösungen, die derzeit auf dem Markt vertreten sind. Denn dieser Markt ist vielfältig und selbst für viele „Insider“ schwer überschaubar. Rund 100 Lösungen sind derzeit auf dem deutschen Markt erhältlich. Im Wesentlichen lässt sich der Markt in folgende Gruppen unterteilen:

  • Finanzbuchhaltungs-Spezialisten
  • Anbieter integrierter ERP-Lösungen
  • Konsoliderungs-, Planungs- und Reporting-Spezialisten

Der Finanzbuchhaltungs-Spezialist hat seine funktionalen Schwerpunkte in den Bereichen Kreditoren-, Debitoren-, Hauptbuchhaltung sowie Kostenrechnung und Controlling. Darüber hinaus haben Anbieter dieser Gruppe meist Lösungen für die Anlagenbuchhaltung und das Liquiditätsmanagement im Portfolio. Die Systeme sind überwiegend branchenneutral einsetzbar. Schnittstellen zu gängigen ERP-Systemen sind meist im Standard erhältlich, kundenindividuelle Schnittstellen sind bei einem Großteil der Anbieter möglich. In der Realität kommt kaum ein Anwenderunternehmen ohne die eine oder andere Anpassung bei der Schnittstelle zum Auftragsverwaltungs- bzw. ERP-System aus.

Einige dieser Produkte sind so weit in ein oder mehrere Partner-ERP-Systeme integriert, dass sie – zumindest für den „normalen“ Anwender – nicht mehr als separates Partnerprodukt erkennbar sind. Trotzdem holt man sich bis zu einem gewissen Grad natürlich auf diesem Weg einen zweiten Software-Hersteller ins Boot.

Integrierte ERP-Software-Produkte haben ihren Ursprung häufig im Produktionsplanungs- oder Logistik-Bereich oder wurden im Laufe ihrer Existenz vom Finanzbuchhaltungssystem zum ERP-System weiterentwickelt. In beiden Fällen ist das Finanz-Modul – oder sind die Finanz-Module – Teil des ERP-Systems. In den letzten Jahren haben die Anbieter integrierter ERP-Lösungen den Funktionsumfang erheblich erweitert, so dass teils sehr ausgereifte in ERP-Systemen integrierte Finanzmodule verfügbar sind. Vor einigen Jahren noch eigneten sich die Finanz-Module der integrierten ERP-Lösungen in erster Linie für Unternehmen aus Industrie und Handel. Diese waren oft in eine ERP-Branchenlösung integriert. Heute können auch Dienstleister sehr umfassende Lösungen am Markt finden.

Bei den Konsolidierungs-, Planungs- und Reporting-Spezialisten handelt es sich um Anbieter, die spezielle Add-on-Software für die ausgewählten Teilbereiche zur Verfügung stellen. Zum Teil  sind diese Systeme auch den Business-Intelligence-Systemen zuzurechnen. Die Entwicklung zeigt, dass deutliche Überschneidungen mit den anderen Lösungsschwerpunkten im Bereich der Finanzsystemanbieter existieren und zukünftig weiter zunehmen werden. So entwickeln sich einige Reportingsysteme beispielsweise in Richtung von Planungssoftware. Auch manche BI-Systeme werden von ihren Herstellern zu Planungssystemen weiterentwickelt.

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Aufgrund der heterogenen Struktur mancher Anwenderunternehmen (gerade im Konzernumfeld: z.B. aufgrund von Unternehmenszusammenschlüssen oder unterschiedlicher Wertschöpfungstiefen der Unternehmen etc.) sind solche Add-on-Programme interessant, weil sie auf verschiedene Datenbasen zugreifen und diese verarbeiten können.

Auch ein Planungsprozess kann entsprechend unterstützt werden, weil eine Verarbeitung ursprünglich in Microsoft-Excel vorliegender Planungsdaten entweder in dieser Form in das entsprechende System eingespielt werden kann oder über eine Webapplikation die Excel-Anwendung ersetzt. Weiterführende Planungsauswertungen bis zu einer Konsolidierung mit integrierter Bilanz- und Kapitalflussplanung sind ebenfalls möglich.

Mit dem Einsatz einer speziellen Reporting-Software werden die in den Unternehmen in Excel erstellten Berichte und Reports, welche bisher die Daten aus den Basissystemen (ERP, Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung etc.) zusammengefasst und für das Management verdichtet haben, zukünftig in separaten Werkzeugen gebündelt und aufbereitet. Dieser integrierte Controllingansatz bringt eine höhere Flexibilisierung des Berichtswesens bei einer gleichzeitigen Steigerung der Datenkonsistenz mit sich.

Die Kernfunktionalitäten Finanzbuchhaltung und Controlling/Kostenrechnung werden von nahezu allen anlässlich des Marktspiegels Business Software „Finance & Controlling 2014/2015“ untersuchten Systemen vollumfänglich unterstützt. Bei Themen wie „Risikomanagement und Compliance“ trennt sich die Spreu vom Weizen.